Executive Assistant til CEO

Brænder du for ledelsessupport? 

Har du lyst til at være tæt på store beslutninger, og er du proaktiv, initiativrig og en mester i at skabe overblik? Vil du helt tæt på en top- og ejerleder med store ambitioner og et højt tempo? Er du drevet af ansvar, effektivitet og beslutningskraft? Så er det måske dig, der er den dygtige og erfarne Executive Assistant/Personal Assistant vi søger til vores CEO og founder.

Som Executive Assistant vil du spille en nøglerolle i at sikre, at vores CEO kan fokusere på strategiske initiativer og lede organisationen effektivt. Du bliver en central sparringspartner og organisator, der sikrer, at alt glider glat i en travl hverdag

Du skal være den, der ser mønstrene, inden andre opdager dem, men også evner at tænke strategisk, prioritere benhårdt og være den usynlige kraft, der får det hele til at spille. Dine opgaver vil derfor være alsidige og omfattende, med mulighed for at påvirke dine ansvarsområder ud fra din erfaring og profil.

Blandt andet vil du komme til at beskæftige dig med administrativ support, herunder:

• Styre CEO’ens kalender, koordinere og planlægge interne og eksterne møder. 
• Materialeforberedelse, dagsordenstyring samt deltager på møder som referent med klar opfølgning – du sikrer handling, ikke bare noter.
• Administrere dokumenter, underskrifter og sikre korrekt arkivering i vores systemer.
• Håndtere kommunikation samt overvåge og optimere CEO’ens mails. 
• Koordinere og godkende ferie, herunder uddelegering og planlægning.
• Planlægge og booke rejser samt håndtering af udlæg.

Du bliver samtidig også CEO’ens forlængelse ud i organisationen, hvor du: :

• Får ansvaret for sikre strategisk fremdrift, ved at facilitere og følge op på vores strategi.
• Kan deltage i møder og træffe beslutninger på vegne af CEO.
• Følger op og tjekker ind hos ledere og medarbejdere, der refererer til CEO, og sikrer at intet falder imellem to stole.
• Bliver en central sparringspartner for særligt direktionen, men også organisationens øvrige beslutningstagere.

Og så vil du løbende:

• Bidrage til at identificere og implementere effektive arbejdsprocesser og procedurer for at øge produktiviteten og effektiviteten i organisationen.
• Arbejde på særlige projekter eller initiativer til støtte for organisationens mål.

Du er typen, der sætter en ære i at tage ansvar, skære igennem og få ting til at ske. Du arbejder hurtigt, tænker forretningsorienteret og spotter, hvad der er vigtigt for forrentningen. Derfor vægter vi følgende kvalifikationer højt:

• Relevant erfaring som Executive Assistant, personlig assistent, advokatsekretær eller lignende rolle. Gerne tæt på topledelse.
• Stærke organisatoriske færdigheder og evnen til at håndtere flere opgaver samtidig.
• Tydelig og direkte kommunikationsstil - på dansk og engelsk, både mundtligt og skriftligt.
• Diskretion og fortrolighed i håndteringen af følsomme oplysninger.
• Teknologisk flair, herunder erfaring med Microsoft Office-pakken og kalenderstyringsværktøjer.
• Evnen til at arbejde under pres, håndtere stressede situationer og træffe hurtige beslutninger.
• Fleksibilitet og tilpasningsevne i en dynamisk hverdag.
• Fremragende samarbejdsevner og evnen til at opbygge gode relationer på tværs af organisationen.
• Du er stærkt selvmotiverende og hurtig til at sætte dig ind i nye områder. Kendskab til eCommerce eller indkøb kan være en fordel.

Rollen kræver mere end blot struktur og planlægning og du kan genkende dig selv i at have en stærk dømmekraft, overblik og et skarpt kompas for, hvad der er vigtigt – og hvad der ikke er. For at blive en succes i rollen skal du levere høj kvalitet i din support og have et strategisk mindset og en proaktiv tilgang. Du er en naturlig problemløser, har antennerne ude og er skarp til at identificere smartere måder at gøre tingene på – fx gennem automatisering eller optimering af gentagne opgaver. 

Du trives i en travl hverdag, hvor tempoet er højt, og uforudsigelighed er normen. Samtidig sætter du en ære i at samle trådene, få fulgt op og sikre, at alle er med. Du har en naturlig fornemmelse for, hvordan folk har det, og du er dygtig til at samarbejde med afdelinger og medarbejdere for at sikre koordinering af opgaver og projekter samt overvågning af deadlines.

Du er proaktiv med stort P, tager initiativ og identificere områder, hvor du kan bidrage til virksomhedens succes. Du motiveres af ansvar, har et stort engagement og søger altid efter måder, hvorpå du kan løfte rollen og virksomheden til nye niveauer.

Din nye hverdag som Coolshopper bliver næppe "just another day at the office" Du bliver en del af Coolshop-familien, hvor stærke fagligheder, brede smil og god (og dårlig) humor går hånd i hånd og danner fundamentet for en unik kultur i rammer, hvor dit bedste potentiale kan udleves.

Vi er født ud af "the sky is the limit" og udlever det hver dag – og denne ekstraordinære loftshøjde gør, at du virkelig kan være, tænke og skabe vildere, end du kan forestille dig

Alt dette suppleres med omfattende personalegoder, der dækker dig ind fra inderst til yderst – læs om dem alle på:

www.jobs.coolshop.com/cool-workplace

Hvis du kan se dig selv i rollen, så send os dit CV og besvar venligst de screeningsspørgsmål, der er en del af opslaget. Vi opfordrer til, at du bruger tid på at give fyldestgørende og konkrete svar her, da vi vurderer ansøgninger på baggrund af disse i stedet for en traditionel motiveret ansøgning  

Vi holder samtaler løbende og fjerner opslaget, når vi har fundet den rette – så vent ikke for længe!

Spørgsmål? Kontakt People & Culture Manager, Caroline Stigaard på [email protected] eller 81 88 04 67.

Vi kan ikke vente med at høre fra dig!